Kinh Nghiệm Triển Khai ERP | Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Và Công Nghệ TIT

Kinh nghiệm triển khai phần mềm ERP

Tin tức, Tin tức 1   //   Nov 27, 2015

Hiện nay, có rất nhiều những nhà quản lý biết đến ERP và muốn áp dụng nó vào doanh nghiệp của mình.

Nhưng làm thế nào để sử dụng phần mềm này một cách hiệu quả nhất thì không phải ai cũng biết và làm được.

Hãy cùng TiT  tìm hiểu làm thế nào để triển khai phần mềm ERP hiệu quả trong doanh nghiệp.

e

Kinh nghiệm triển khai phần mềm ERP

Một giải pháp toàn diện bao gồm việc tích hợp các thông tin theo một quy chuẩn nhất định, để đáp ứng trọn vẹn các yêu cầu về quản trị toàn bộ nguồn lực của một doanh nghiệp, từ hệ thống thông tin, email, tài liệu văn bản lưu trữ, các quy trình xử lý hoạt động sản xuất kinh doanh mua bán… được vận hành trơn tru trên một thể thống nhất gọi là một hệ thống ERP.

Một dự án ERP thành công bao gồm các quy trình, chính sách, chiến lược, nhân sự và công nghệ. Bên cạnh đó doanh nghiệp cũng cần lưu ý một số yếu tố khác để đảm bảo sự thành công khi triển khai ERP.

Triển khai ERP đòi hỏi sự phối hợp của toàn doanh nghiệp, nhất là của các nhà lãnh đạo cấp cao trong công ty. Các nhà lãnh đạo phải quyết tâm đưa việc sử dụng phần mềm vào quy trình hoạt động của công ty, phải làm sao để cả doanh nghiệp hiểu được mục tiêu và lợi ích của dự án. Các cấp lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo mục tiêu của dự án phù hợp với mục tiêu chiến lược của công ty và có những hành động thể hiện sự quan tâm và trách nhiệm với dự án. Họ phải truyền tải được lợi ích của việc sử dụng phần mềm cho toàn thể các nhân viên trong công ty và thu xếp nhân sự tham gia vào dự án, thu thập thông tin và đánh giá thường xuyên vì khi áp dụng ERP vào công ty là phải thay đổi toàn bộ quy trình hoạt động trước đây để chuyển sang quy trình mới là hoạt động hoàn toàn trên phần mềm. Nếu không có ban quản lý đủ mạnh và sát sao thì dự án sẽ rất dễ bị thất bại do không vượt qua được các khó khăn.

Lựa chọn đúng giải pháp và nhà triển khai có đủ năng lực và kinh nghiệm chuyên môn cao nhằm đảm bảo doanh nghiệp sẽ nhận được tối đa những tính năng cũng như lợi ích của giải pháp đã đầu tư.

Doanh nghiệp cần xác định được yêu cầu quản lý và phạm vi triển khai phù hợp để áp dụng một cách hiệu quả. Thông thường các doanh nghiệp chưa xác định được khối lượng công việc mà mình sắp phải làm cũng như đưa ra yêu cầu quá cao, thiếu tính khả thi và kém hiệu quả khi đưa vào thực tế. Để khắc phục vấn đề này, doanh nghiệp phải xác định rõ được mình cần gì và lựa chọn nhà tư vấn triển khai có kinh nghiệm, am hiểu sản phẩm nhằm mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp và đảm bảo tính khả thi cao nhất cho dự án.

Phân tích và lập kế hoạch triển khai để đưa ra và thống nhất yêu cầu giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp giải pháp. Lập kế hoạch triển khai một cách thực tế và chi tiết nhất, đảm bảo doanh nghiệp luôn kiểm soát được những gì sẽ làm và từng cá nhân trong đội dự án sẽ chịu trách nhiệm phần công việc nào. Có một thực tế là thời gian triển khai luôn dài hơn thời gian dự kiến kế hoạch ban đầu làm phát sinh nhiều công việc và chi phí làm ảnh hưởng tới nhiều vấn đề khác trong công ty.

Khi tiến hành triển khai phần mềm ERP cần chuẩn hóa quy trình dữ liệu, chuyển dữ liệu từ các phần mềm cũ sang hệ thống ERP mới và đưa các dữ liệu phát sinh hàng ngày vào cơ sở dữ liệu. Việc này cần sự hợp tác, phối hợp, nỗ lực cố gắng của cả doanh nghiệp và bên cung cấp phần mềm.

Chạy thử và nghiệm thu trước khi đưa vào hoạt động chính thức để kiểm tra xem có cần chỉnh sửa, bổ xung gì không. Ngoài ra, việc chạy thử còn giúp doanh nghiệp đánh giá tính tiện ích và tính ổn định của chương trình nhằm giảm những rắc rối có thể phát sinh về sau.

erp

Không có một phần mềm ERP cố định cho một doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp hoạt động trên một lĩnh vực riêng, kể cả trong cùng một lĩnh vực, thì mô hình và cấu trúc hoạt động cũng khác nhau. Chính vì vậy, phần mềm ERP không thể áp dụng chung cho tất cả các doanh nghiệp. Nhưng trên thị trường ERP hiện nay, hầu hết các nhà cung cấp phần mềm ERP đều có một quy trình nhất định mà người sử dụng sẽ phải tuân theo quy trình đó. Với phần mềm ERP của TiT thì các bạn không cần phải lo về vấn đề đó, vì phần mềm của chúng tôi có thể tùy chỉnh theo nhu cầu của từng doanh nghiệp. Doanh nghiệp của bạn muốn thay đổi một số quy trình hoạt động hay mở rộng sản xuất chỉ cần vài cái click chuột là có thể tạo ra những module mới phù hợp với yêu cầu của mình mà không cần phải tốn thời gian, tốn thêm tiền vào việc gọi hỗ trợ từ nhà cung cấp để làm lại phần mềm từ đầu.

Ví dụ với một trung tâm tư vấn du học. Ban đầu khi mới áp dụng phần mềm bên bạn chỉ cần quản lý thông tin học sinh, các trường dữ liệu liên quan đến tư vấn du học. Khi mở rộng quy mô, bạn muốn mở thêm một trung tâm ngoại ngữ. Bạn hoàn toàn có thể tự thêm các module quản lý lớp học, học sinh riêng rẽ mà không trùng lặp hay bị chồng chéo dữ liệu với phần tư vấn du học.

Với mỗi ngành nghề, mỗi doanh nghiệp lại có hoạt động, nhu cầu riêng. Để đáp ứng được nhu cầu đó, TiT đã viết ra một phần mềm có khả năng để người dùng tùy biến dễ dàng theo quy trình của họ. Đây là một điểm khác biệt lớn so với các phần mềm ERP trên thị trường Việt Nam hiện nay. Toàn bộ các thông tin đều được ghi nhận và báo cáo  theo ngày, tuần và theo tháng. Với hệ thống báo cáo theo thời gian thực giúp người quản lý dễ dàng theo dõi cũng như biết hiệu suất làm việc của từng nhân viên để đưa ra những chiến lược kinh doanh hợp lý.

Như vậy, việc sử dụng phầm mềm ERP đòi hỏi sự đầu tư rất lớn từ doanh nghiệp của bạn. Người điều hành doanh nghiệp và mọi nhân viên cần phải có quan điểm chung để có thể sử dụng phần mềm ERP một cách hiệu quả và thành công nhất. Chỉ khi được áp dụng hợp lý và phù hợp với mô hình kinh doanh của bạn, ERP sẽ giúp bạn tối ưu hóa năng suất, thu hút ngày càng nhiều khách hàng, và tăng lợi nhuận cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

 

Comments are closed.